Algemene voorwaarden

Artikel 1 – Identificatie van de onderneming

Beyond Creations is een eenmanszaak naar Belgisch recht, uitgebaat door Maes Jordy.

Adres maatschappelijke zetel:
Perzikenlaan 22
3270 Scherpenheuvel-Zichem
België

Ondernemingsnummer: BE 0795.432.167
Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemingsregeling.

E-mail: [email protected]
Telefoon: +32 496 17 25 82
Website: https://beyondcreations.be
IBAN: BE69 0689 4728 7778
BIC: GKCCBEBB

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, leveringen en facturen van Beyond Creations.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Door het aanvaarden van een offerte, het ondertekenen van een overeenkomst of het plaatsen van een bestelling verklaart de klant zich akkoord met deze algemene voorwaarden.

Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk en uitdrukkelijk overeengekomen.

Deze algemene voorwaarden primeren op eventuele voorwaarden van de klant.

Artikel 3 – Offertes en totstandkoming overeenkomst

Offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld.

Een overeenkomst komt tot stand na schriftelijke bevestiging door de klant of bij aanvang van de uitvoering van de diensten.

Artikel 4 – Prijzen en betaling

Alle prijzen worden uitgedrukt in euro. Aangezien Beyond Creations onder de kleineondernemingsregeling valt, wordt geen btw aangerekend.

Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld.

Bij niet-betaling wordt een kosteloze herinnering verstuurd. Indien betaling uitblijft, is van rechtswege een wettelijke verwijlintrest verschuldigd conform de Wet van 2 augustus 2002.

Daarnaast is een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd conform de Belgische regelgeving inzake betalingsachterstand.

Bij niet-tijdige betaling behoudt Beyond Creations zich het recht voor om prestaties op te schorten.

Artikel 5 – Duur, verlenging en beëindiging

Voor diensten met een recurrent karakter, waaronder maar niet beperkt tot hosting, managed services (MSP), onderhoudscontracten en softwarelicenties, wordt de overeenkomst afgesloten voor een initiële duur van één (1) jaar, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Na afloop van de initiële periode wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende periodes van telkens één (1) jaar, tenzij één van de partijen de overeenkomst schriftelijk opzegt uiterlijk twee (2) maanden vóór de vervaldatum.

De opzegging dient te gebeuren per e-mail of per aangetekend schrijven.

Indien de klant nalaat tijdig op te zeggen, blijft de overeenkomst geldig voor de verlengde periode en blijven de bijhorende vergoedingen verschuldigd.

Beyond Creations behoudt zich het recht voor de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen in geval van ernstige contractuele tekortkoming, waaronder maar niet beperkt tot wanbetaling.

Beyond Creations behoudt zich het recht voor om tarieven jaarlijks aan te passen voor diensten met een recurrent karakter, op basis van de evolutie van de gezondheidsindex of aantoonbare prijsstijgingen bij leveranciers of softwarepartners.

Voor nieuwe overeenkomsten gelden de tarieven zoals gepubliceerd op de website of vermeld in de offerte op het moment van bestelling.

Artikel 6 – Levering van diensten

Diensten worden uitgevoerd volgens best effort-verplichting, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Termijnen zijn indicatief en niet bindend, tenzij schriftelijk als fataal vermeld.

Voor digitale opleveringen (websites, digitale bestanden) geldt levering op het moment van terbeschikkingstelling aan de klant.

Artikel 7 – Intellectuele eigendom, fotografisch werk en softwarelicenties

7.1 Auteursrecht en eigendom

Alle door Beyond Creations gecreëerde werken, waaronder maar niet beperkt tot fotografisch werk, ontwerpen, websites, broncode, grafische creaties, concepten en andere prestaties, blijven uitsluitend intellectuele eigendom van Beyond Creations.

Geen enkele bepaling in deze overeenkomst houdt een overdracht van auteursrechten in, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen.

De klant verwerft na volledige betaling uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht, beperkt tot het overeengekomen doel.

Beyond Creations behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om algemene knowhow, ideeën, concepten, technieken, structuren, ontwikkelingsmethodes, codefragmenten en niet-klantspecifieke elementen die in het kader van een opdracht werden ontwikkeld, vrij te hergebruiken voor andere projecten en klanten.

Deze bepaling houdt geen overdracht in van vertrouwelijke of klantspecifieke informatie.

7.2 Fotografisch werk

Fotografisch werk blijft steeds auteursrechtelijk eigendom van Beyond Creations.

De klant mag de geleverde beelden gebruiken voor persoonlijk of professioneel gebruik zoals overeengekomen, maar mag deze niet:

• wijzigen zonder toestemming, tenzij louter technische aanpassingen (formaat, uitsnede);
• commercieel doorverkopen;
• gebruiken voor wedstrijden of commerciële campagnes zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

De originele beeldbestanden (RAW-bestanden) en archieven blijven eigendom van Beyond Creations en worden bewaard gedurende een redelijke termijn naar eigen inzicht.

Beyond Creations is niet verplicht om archiefmateriaal op verzoek te verwijderen, behoudens wettelijke verplichtingen.

7.3 Software, plugins en digitale componenten

Software, plugins, templates, thema’s en andere digitale componenten die door Beyond Creations worden aangekocht of gelicentieerd in het kader van een project blijven eigendom van de respectieve licentiehouder.

Indien deze licenties door Beyond Creations worden aangekocht op haar naam of account, blijft Beyond Creations exclusief houder van deze licenties.

De klant verkrijgt in dat geval enkel een gebruiksrecht zolang de samenwerking of onderhoudsovereenkomst loopt.

Bij beëindiging van de samenwerking behoudt Beyond Creations zich het recht voor om deze licenties niet langer ter beschikking te stellen. De klant kan desgewenst zelf een afzonderlijke licentie aankopen.

7.4 Publicatierecht en portretrecht (Fotografie)

Het auteursrecht op het fotografisch werk berust steeds bij Beyond Creations.

Voor zover het fotografisch werk één of meerdere herkenbare personen bevat, is het recht op afbeelding van toepassing overeenkomstig het Belgisch recht.

Publicatie of gebruik van dergelijk beeldmateriaal voor portfolio-, promotionele of commerciële doeleinden gebeurt uitsluitend op basis van een voorafgaande, uitdrukkelijke en afzonderlijke toestemming van de betrokken persoon, vastgelegd via een apart toestemmingsformulier.

Het verlenen van deze toestemming is volledig vrijwillig en vormt geen voorwaarde voor de uitvoering van de fotoshoot of enige andere dienstverlening.

De betrokkene heeft het recht zijn/haar toestemming op elk moment in te trekken voor toekomstig gebruik, overeenkomstig de geldende gegevensbeschermingswetgeving. De intrekking heeft geen invloed op reeds rechtmatig uitgevoerde publicaties of op gedrukte of verspreide materialen die redelijkerwijze niet kunnen worden teruggeroepen. Voor online publicaties zal Beyond Creations het gebruik binnen een redelijke termijn na ontvangst van de intrekking stopzetten.

Indien minderjarigen worden gefotografeerd, dient de toestemming te worden verleend door de wettelijke vertegenwoordiger(s). De klant verklaart dat hij/zij over het vereiste ouderlijk gezag beschikt of optreedt met instemming van de andere wettelijke vertegenwoordiger.

Indien de klant handelt namens andere gefotografeerde personen, verbindt hij/zij zich ertoe deze personen te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens overeenkomstig de privacyverklaring van Beyond Creations en verklaart hij/zij daartoe gerechtigd te zijn.

Beyond Creations behoudt zich het recht voor om fotografisch werk te gebruiken in geanonimiseerde vorm of wanneer personen niet herkenbaar zijn.

Artikel 8 – Aansprakelijkheid

Beyond Creations voert haar diensten uit als een inspanningsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

De totale aansprakelijkheid van Beyond Creations is in elk geval beperkt tot het bedrag gefactureerd aan de klant in de zes (6) maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit.

Beyond Creations is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, reputatieschade, verlies van data of gemiste besparingen.

Indien de dienstverlening betrekking heeft op hosting, IT-beheer of digitale infrastructuur, blijft de klant verantwoordelijk voor het maken van regelmatige back-ups, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Beyond Creations kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade veroorzaakt door:

• fouten of handelingen van de klant zelf;
• handelingen van derden of externe dienstverleners;
• storingen bij softwareleveranciers of platformen (zoals Microsoft, Zoho of hostingproviders);
• cyberaanvallen of hacking buiten de redelijke controle van Beyond Creations.

Deze beperkingen gelden niet in geval van opzettelijke fout of zware fout in hoofde van Beyond Creations.

Artikel 9 – Overmacht

Beyond Creations is niet aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering ten gevolge van overmacht, waaronder maar niet beperkt tot technische storingen, netwerkproblemen, cyberincidenten, ziekte of overheidsmaatregelen.

Overmacht schorst de uitvoering zonder schadevergoeding.

Artikel 10 – Annulatie, voorschotten en herroepingsrecht

10.1 Annulatie van fotoshoots en diensten met vaste datum

Een geboekte fotoshoot of andere dienst met een specifieke uitvoeringsdatum kan door de klant worden geannuleerd onder volgende voorwaarden:

• Annulatie meer dan 14 kalenderdagen vóór de geplande datum: kosteloos.
• Annulatie tussen 14 en 7 kalenderdagen vóór de geplande datum: 20% van de overeengekomen prijs is verschuldigd.
• Annulatie minder dan 7 kalenderdagen vóór de geplande datum: 40% van de overeengekomen prijs is verschuldigd.
• Bij niet-verschijnen (no-show) zonder verwittiging: 50% van de overeengekomen prijs is verschuldigd.

Indien reeds een voorschot werd betaald, wordt dit aangerekend op de verschuldigde annulatievergoeding.
Indien het voorschot hoger is dan de verschuldigde annulatievergoeding, wordt het saldo terugbetaald.
Indien het voorschot lager is dan de verschuldigde annulatievergoeding, blijft het saldo verschuldigd.

Reeds uitgevoerde prestaties en aangekochte materialen specifiek voor de opdracht blijven steeds integraal verschuldigd.

10.2 Herroepingsrecht bij diensten (B2C)

Indien de klant een consument is (B2C) en de overeenkomst op afstand wordt gesloten, beschikt hij in principe over een herroepingsrecht van 14 kalenderdagen overeenkomstig het Wetboek Economisch Recht.

Overeenkomstig artikel VI.53, 12° WER is het herroepingsrecht echter niet van toepassing op overeenkomsten betreffende vrijetijdsbesteding wanneer in de overeenkomst een specifieke datum of periode van uitvoering is voorzien.

Bijgevolg kan een geboekte fotosessie met vaste datum niet kosteloos worden herroepen op basis van het wettelijke herroepingsrecht.

10.3 Annulatie van gepersonaliseerde goederen

Gepersonaliseerde of op maat gemaakte goederen, waaronder maar niet beperkt tot fotokaders, albums, prints, wanddecoratie of andere producten die specifiek op vraag van de klant worden vervaardigd, kunnen niet worden geannuleerd of teruggenomen nadat de productie is gestart.

Overeenkomstig artikel VI.53, 3° WER geldt er geen herroepingsrecht voor goederen die volgens specificaties van de consument zijn vervaardigd of duidelijk voor een specifieke persoon bestemd zijn.

Indien de klant de bestelling annuleert vóór de start van de productie, kan een administratieve kost of reeds gemaakte productiekosten worden aangerekend.

Artikel 11 – Gegevensbescherming

Beyond Creations verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving.

Beyond Creations treedt in principe op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerkt in het kader van haar eigen dienstverlening.

Wanneer Beyond Creations in het kader van IT-, MSP- of hostingdiensten persoonsgegevens verwerkt namens de klant, treedt zij op als verwerker. In dat geval worden de wederzijdse rechten en verplichtingen geregeld in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst, conform artikel 28 GDPR.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de doeleinden zoals omschreven in de privacyverklaring.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen overeenkomstig hoofdstuk V GDPR.

Beyond Creations neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en beschikt over een interne procedure voor de behandeling van datalekken conform de wettelijke meldingsverplichtingen.

Artikel 12 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op alle overeenkomsten is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.

Geschillen behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven.

BIJLAGE 1 – PRIVACYVERKLARING

1. Welke gegevens worden verwerkt

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Naam en voornaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Facturatiegegevens
• IP-adres
• Gegevens verstrekt in het kader van IT- of MSP-diensten
• Foto- en beeldmateriaal (bij fotografie)

2. Doeleinden van verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt voor:

• Uitvoering van overeenkomsten
• Facturatie en administratie
• Levering van IT-, web- en MSP-diensten
• Beheer van softwarelicenties (Microsoft, Zoho, enz.)
• Communicatie met klanten
• Wettelijke verplichtingen

3. Rechtsgrond

De verwerking gebeurt op basis van:

• Contractuele noodzaak
• Wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang
• Toestemming (voor marketing of publicatie van beeldmateriaal)

Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang wordt een belangenafweging gemaakt waarbij wordt nagegaan of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder doorwegen.

Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking.

4. Doorgifte aan derden

Gegevens kunnen worden gedeeld met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die optreden als verwerker, waaronder hostingproviders, cloudleveranciers, IT-partners en boekhoudkundige dienstverleners.

Met deze partijen worden verwerkersovereenkomsten afgesloten indien zij persoonsgegevens verwerken in opdracht van Beyond Creations.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit uitsluitend op basis van passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie.

5. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst of wettelijke verplichtingen.

Facturatiegegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Fotografisch beeldmateriaal wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en archiveringsdoeleinden, tenzij de betrokkene verzoekt om verwijdering en er geen wettelijke of contractuele bewaarplicht meer bestaat.

6. Rechten van betrokkenen

De betrokkene heeft het recht op:

• Inzage in zijn/haar persoonsgegevens
• Rectificatie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van persoonsgegevens
• Beperking van verwerking
• Overdraagbaarheid van gegevens
• Bezwaar tegen verwerking
• Intrekking van toestemming

Verzoeken kunnen worden gericht aan [email protected].

Indien de betrokkene meent dat zijn rechten worden geschonden, kan hij een klacht indienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

7. Beveiliging

Beyond Creations neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang, rekening houdend met de stand van de techniek, de aard van de gegevens en de mogelijke risico’s.

De klant verbindt zich ertoe eveneens passende beveiligingsmaatregelen te nemen, waaronder het gebruik van sterke wachtwoorden en, waar technisch mogelijk, het activeren van multi-factor authenticatie (MFA) voor accounts en systemen.

Indien de klant nalaat om redelijke beveiligingsmaatregelen te implementeren, kan Beyond Creations niet aansprakelijk worden gesteld voor schade of datalekken die hieruit voortvloeien, tenzij sprake is van een zware fout in hoofde van Beyond Creations.